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営業以外も活用できる！トークスクリプト作成の基本
目次
何のために電話をかけるのかを明確に
メールをはじめオンラインでのコミュニケーションツールが主流となった昨今、電話に慣れておらず苦手意識をお持ちの方もいるかもしれません。しかし、いざ仕事をすると電話をしなければいけない場面が思ったよりも多くあることに気づくのではないでしょうか。
営業担当の方がテレアポで商談を獲得するのはもちろん、契約書など書類関係が届いているかの確認、優秀な人材を確保するための面接の調整で人事担当の方が応募者に電話することもありますよね。
内容は多岐にわたりますが、何のために電話をかけて、どこにゴールを設定するのか。まずはこれを明確にすることが重要なのです。
話す内容を組み立てる3つのポイント
目的やゴールが明確になったら、次に話す内容を組み立てます。その際、意識するポイントは3つあります。
①目的を伝える
突然かかってきた電話を受ける側としては、何の電話なのかを知りたいと感じています。そのため、電話をかけた目的をできるだけ早いタイミングで伝えるようにしましょう。
前置きが長くなりすぎてしまうと、忙しいので…とせっかくの電話を切られてしまう可能性もあります。
②相手に投げかけをする
電話は相手の表情が見えないため、状況を知るためにはこちらから聞くというステップが必要です。一方的に話すことは控え、都度、相手に言葉を投げかけながら会話を組み立てましょう。
③自社の強みをコンパクトにまとめる
営業の電話であっても採用の電話であっても、たくさんの企業の中から自社を認識してもらう必要があります。ここが抜けてしまうと、相手はどの企業と話をしているのか不明なまま電話を終えてしまうことになります。
それを防ぐために、自社の強みをコンパクトにまとめ、伝えられるような一文があると良いと思います。
トークスクリプトの一例をご紹介
先ほどの3つのポイントを基に、トークスクリプトを作成してみましょう。今回は、人事担当の方が応募者にかける面接日程調整の電話を例として挙げます。
ポイント①目的を伝える
このたび、弊社の求人にご応募いただきありがとうございます。
面接日程の調整でお電話いたしました。
ポイント②相手に投げかけをする
2～3分お話しさせていただいてもよろしいですか？
日時のメモなどお取りいただけるご状況でしょうか？
面接は19時まで可能ですが、日中よりも夜のほうがよろしいですか？
ポイント③自社の強みをコンパクトにまとめる
弊社は○○という商材で業界NO.1のシェアを獲得しています。
福利厚生に力を入れているので、そのあたりをぜひ面接でお伝えできればと思います。
トークスクリプトが財産になる
電話は得手不得手が出やすい業務なので、話す順番や内容を可視化することがとても重要です。そうすることで同じ電話業務であっても様々な方が対応でき、なおかつ効果に偏りが出にくくなります。
また、狙った効果が出ない場合には見直しやブラッシュアップをおこないます。トークスクリプトをしっかりと育て、企業の財産にしていくことをおすすめします。
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