営業代行、マーケティング、コールセンター、名簿リストなどセールスプロセスを全方位で変革するSPX事業関連ブログ　SONOSAKI

まずはじめに、巷では様々な受付突破メソッドや方法論などが出回っており、
その中には、「こうすれば簡単にアポが取れる」など、いろいろな方法が書かれています。
しかしながら、受付突破はそもそもハードルが非常に高いです。
なぜなら多くの場合、受付スタッフは余計な取り次ぎをしないよう教育されているからです。
これに加え、営業の巧みなトークに対しての対策マニュアルが強化されているところも見受けられます。
上記のことから、お客様からのお断りが続いて疲弊されている方は、自分がどのくらい難しいことに挑戦しているかをまずは知りましょう。

受付突破のマインドセット

とはいえ、アポイントを取って成約することが目的ですので、甘えたことばかりは言っていられません。
まずはどのように第1関門を突破するのか考えましょう。
先ほどお伝えしたとおり、受付スタッフは余計な取り次ぎはしないよう教育されています。
では、どういう電話であれば繋いでくれるのか考えてみましょう。

・取引先や顧客からの電話
・自分ではわからない難しい要件や重要な話だと判断した場合
・明らかに自社にとってメリットとなる話

上記のようなケースであれば、問題なく取り次ぎしていただけるのではないでしょうか。

では、具体的なテクニック論に入っていきましょう。
意識してほしいポイントは以下の5点です。

・丁寧に話しすぎない
「わたくし、株式会社○○の■■と申します。□□の件でご連絡させていただいたのですが、代表取締役の△△様（□□のご担当者様）はいらっしゃいますでしょうか」
これでは丁寧すぎて、営業感バリバリです。失礼のない程度に少し崩してみてもいいですね。
例えば代表者に繋いでほしい場合、
「いつもお世話になっております。〇〇の■■と申しますが△△社長いらっしゃいますかー？」

くらいの雰囲気であれば、
以前から取引のある顧客で社長のことも知っている人だなと認識され、取り次いでもらえる可能性もあります。

・相手の態度に応じて態度を変えない
これは当たり前の話ですね。そもそも、忙しいなか電話を取ってくださっているのです。
自分の思い通りの反応が得られないからといって、横柄で適当な態度を取るのは失礼です。そういった態度を取っていれば、先方にも必ず雰囲気が伝わってしまいます。
普段から誰にでも等しく丁寧な態度を心掛けてください。

・時間帯を変えて電話する
受付スタッフは定時以降になると退社していることも多いです。
夜遅めの時間に電話をすると、他部署のスタッフが出られて運よく繋いでもらえることもあります。

・受付では判断できない専門用語を使用する
受付スタッフに用件を伝える場合、あえて難しい専門用語や、場合により横文字を使用することで、自分では判断できない大事な要件であり、繋がなければならないと思わせることも一つの手段です。

・担当者の名前と部署を聞く
これが最も大切なことです。もし担当者が不在だった場合、これだけは必ず尋ねましょう。
「教えてくれるわけないだろ…」と思った方！確かに教えてもらえる確率は高いわけではありません。

しかし受付スタッフによっては教えていただける場合もあるため、尋ねるようにしましょう。
もし担当者名がわかれば、次回以降は不要な取り次ぎとはみなされず、
簡単に担当者にたどり着くことができます。そうすれば第1関門突破です。

いかがでしたでしょうか。まずは受付を突破するのは難しいということを自覚し、そのうえで上記の点、特に担当者の名前は必ず尋ねるようにしましょう。皆様の業務にお役立てすることを願っております。