営業代行、マーケティング、コールセンター、名簿リストなどセールスプロセスを全方位で変革するSPX事業関連ブログ　SONOSAKI

営業電話で一番最初にぶつかる壁が受付です。

受付で自分が話したいと思っている担当者と話す前に、取り次いでくれないことはよくあります。しかし、担当につないでいただけなければ何も始まりません。

そのため、テレアポには「受付突破」の技術が必要不可欠です。

そこで今回は、「受付突破」のためのテクニックをご紹介させていただきます。

テレアポで受付突破できないのには多くの理由があります。主な理由としては下記が考えられます。

①取引がない企業は電話を取り次がないように、会社から指示をされている
→無駄な時間を取らずに済むよう、取引がない企業からの電話は取り次がないように指示している企業も多いです。

②窓口で営業と判断され、取り次いでもらえない
→担当者の名前が分からない場合、多くの会社では受付の段階で用件を問われます。
営業電話だと気づかれた時点で受付突破できる可能性は下がってしまいます。

③担当者不在でお話しができない
→業種によっては担当者の外出が多く、なかなかお話しができない企業もあります。企業や業種によって社内にいらっしゃる時間帯・忙しい時間帯を確認する必要があります。
また場合によっては、担当者がいるにも関わらず不在と言われるケースもあります。

では実際に、どのようにテレアポを行えば受付突破が可能になるのでしょうか。テレアポで受付突破するためのコツをご紹介いたします。

①窓口では営業と思われないように、いかにも「テレアポ」な口調は避ける
テレアポにおいて「ソ」の音のトーンを意識して話をすると良いと言われています。しかし、テレアポに慣れている企業ではいかにもテレアポだと思われる音程、口調で話をすると営業と判断され、窓口でシャットアウトされることも多いです。普段通り「既存のお取引企業の担当者と電話をするときのトーン・声量」でお話しする方が受付の方に警戒されにくいです。

②名指しで担当者を指名する・担当者がわからない場合はヒアリングする
テレアポ時に取り次ぎをお願いする際は「社長」「ご担当者様」などと役職で呼ぶのではなく、あらかじめ名前を確認し、「〇〇様」と名指しするのが効果的です。また、名指しで担当者を指名できると、すでに自社と取引のある相手だと思ってくれることもあります。可能な限り代表者やキーパーソンの個人名をリサーチしておきましょう。
担当者名がわからない場合は、「〇〇の件でお電話させていただいたのですが、どなたにご連絡すればよろしいでしょうか？」と質問してみると良いかもしれません。受付の方によっては該当の部署や担当者名を教えてくれることもあります。

③時間・タイミングを考えて電話する
時間帯も重要です。ベストなタイミングは業界によって異なりますが、例えば不動産会社であれば定休日が多い火曜日・水曜日は避けてお電話したり、飲食店では忙しい時間帯と予想されるランチタイムや17時以降は担当者とつながりにくいです。
タイミングを考えてコールすることにより「時間がないので」と話を断られるのを避けることができます。過去のデータから業種別に受注率が高い時間帯を割り出して、そこを狙って架電することをおすすめします。
また、時間を変えることで、普段電話に出る受付の方が不在で、たまたま営業の方や担当部署の方が直接電話に出る可能性もあります。

BtoB営業におけるテレアポ（電話営業）で、受付突破がなかなかできずに悩む方は多くいらっしゃいます。受付突破のためには、上手くいかない要因を探り、対処法を検討・実践することが大切です。このコラムをお読みの方で、電話営業がなかなかうまくいかず、非効率だとお悩みの方は、いつでもお気軽にご相談くださいませ。